Privacy verklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24 mei 2018.

Je privacy is voor ons van groot belang. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we als universiteitsfonds doen met informatie die we van jou verwerken. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die wij verwerken vertrouwelijk worden behandeld en zullen jouw persoonsgegevens dan ook enkel in overeenstemming met privacywetgeving verwerken. Dat betekent onder andere dat:
• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• wij je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• wij jouw recht respecteren om persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.
Het Erasmus Trustfonds is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden je aan dit beleid zorgvuldig te lezen.

Erasmus Trustfonds en subsidieaanvragers
Als je bij het Erasmus Trustfonds een aanvraag voor financiële ondersteuning indient, geef je ook enkele persoonsgegevens op, zoals contactgegevens en je naam. We zullen deze gegevens gebruiken om de afhandeling en opvolging van de aanvraag te kunnen doen. Dit doen we op basis van de uitvoering van de overeenkomst.

Erasmus Trustfonds en donateurs
Je kunt je bij het Erasmus Trustfonds aanmelden om donateur te worden, of een eenmalige donatie doen waarbij wij je persoonsgegevens gebruiken om de betaling(en) af te handelen en bij te houden. Dit doen wij op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Verder verzamelen wij uit publieke bronnen de volgende categorieën persoonsgegevens van alumni om hen te benaderen voor vrijwillige bijdrage in de termen van inzet en donaties: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, taalvoorkeur, studiegegevens (zoals de studie die jij hebt gevolg en jouw afstudeerjaar), studie-gerelateerde lidmaatschappen, carrière-informatie en informatie over evenementen waarbij jij aanwezig bent geweest. Ook verzamelen we artikelen en nieuwsberichten die we van of over je vinden en maken we aantekeningen van gesprekken en bijeenkomsten die wij met elkaar hebben. Voor het verwerken van deze gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk fondsenwerving. Wij verwerken de gegevens van alumni om hen te benaderen voor universitaire activiteiten en voor vrijwillige bijdragen in termen van inzet, expertise en donaties. Als je het niet eens bent met deze verwerking van jouw persoonsgegevens als alumnus, kan je daar bezwaar tegen aantekenen (zie ook de paragraaf ‘Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens’). Het uitoefenen van deze rechten staat los van de afmelding voor het versturen van nieuwsbrieven.

Erasmus Trustfonds en leden
Je kunt je bij de Vereniging Erasmus Trustfonds aanmelden om lid te worden. Wij gebruiken dan je persoonsgegevens om de betaling van de lidmaatschapsfee af te handelen. Dit doen wij op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Wij verwerken de gegevens van leden om hen te benaderen voor universitaire- en ledenactiviteiten en voor vrijwillige bijdragen in termen van inzet, expertise en donaties: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, taalvoorkeur, studiegegevens (zoals de studie die jij hebt gevolg en jouw afstudeerjaar), carrière-informatie, studie-gerelateerde lidmaatschappen en informatie over evenementen waarbij jij aanwezig bent geweest. Ook verzamelen we artikelen en nieuwsberichten die we van of over je vinden. Voor het verwerken van deze gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk fondsenwerving. Als je het niet eens bent met deze verwerking van jouw persoonsgegevens als alumnus, kan je daar bezwaar tegen aantekenen (zie ook de paragraaf ‘Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens’). Het uitoefenen van deze rechten staat los van de afmelding voor het versturen van nieuwsbrieven.

Nieuwsbrieven
Wij willen jou graag op de hoogte houden over ontwikkelingen met betrekking tot het Erasmus Trustfonds en om je te benaderen voor vrijwillige bijdragen in de vorm van inzet, expertise en donaties. Verder nodigen we je ook graag uit voor evenementen die we organiseren. Dit doen wij via post, social media en via e-mail. De digitale nieuwsbrief (per e-mail) versturen wij alleen als je daar je toestemming voor hebt gegeven. Je kunt op ieder moment deze toestemming weer intrekken, elke e-mail bevat een afmeldlink. Daarnaast geven wij in elke papieren nieuwsbrief aan hoe je je voor het ontvangen van dergelijke post kunt afmelden.

Verstrekking aan derden
Wij geven je persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als dat nodig is voor onze dienst of als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van beveiligde verbindingen ten behoeve van de veilige overdracht van jouw gegevens en communicatie.

Bewaartermijnen
De persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van het Erasmus Trustfonds bewaren wij tot jouw overlijden. Persoonsgegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken. Mocht je willen dat wij je gegevens eerder verwijderen, zie dan ook de paragraaf ‘Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens’.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze werkwijze wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van je gegevens
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder. Je hebt de volgende rechten:
• inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken hebben
• het laten corrigeren van fouten
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• intrekken van toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrieven per email
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
Let op dat wanneer je een verzoek indient, je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij reageren binnen vier weken op jouw verzoek.

Klacht indienen
Als je een klacht hebt over het verwerken van persoonsgegevens, dan horen we dat graag van je. Wij hebben een zogeheten Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze persoon is interne toezichthouder en aanspreekpunt voor privacy binnen onze organisatie. De FG is bereikbaar voor al jouw vragen en/of klachten via onderstaande contactgegevens. Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens FG:
Margot van Sluis-Barten
Oudehoofdplein 4, 3011 TM Rotterdam
m.vansluis@trustfonds.nl, 010-411 05 96