Office Manager

Achtergrond Stichting Erasmus Trustfonds

De Stichting Erasmus Trustfonds (SET) is een professioneel sociaal maatschappelijke vermogensfonds en heeft ten doel het bevorderen van groei en bloei van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Dit doet zij door het realiseren van groei van het vermogen door middel van fondsenwerving, het beheer en beleggen van de gelden alsmede een verantwoorde toedeling ten behoeve van aangewezen projecten. De Stichting is volledig autonoom van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), maar is door de statutaire doelstelling van de Stichting verbonden aan de EUR.

Het Erasmus Trustfonds heeft de strategische keuze gemaakt om binnen 10 jaar het Fonds te laten groeien naar 100 miljoen euro. Een stevige groeiambitie. Momenteel zijn we nog een relatief klein team, maar bij een stevige groeidoelstelling hoort vanzelfsprekend een groei in aantal medewerkers.

De belangrijkste stakeholders van De Stichting Erasmus Trustfonds zijn hoogleraren, decanen, en andere belanghebbenden in de universitaire wereld. Aan de wervende kant zijn de belangrijkste stakeholders alumni en (potentiële) donoren die een gedeelte van hun vermogen beschikbaar willen stellen om de waarden en visie van het Erasmus Trustfonds te ondersteunen.

Voor deze functie zijn we dan ook op zoek naar iemand die het enerzijds leuk vindt om in een klein en groeiend team te werken en van aanpakken weet en anderzijds zich comfortabel genoeg voelt om te bewegen in de kringen van de universitaire wereld en vermogende individuen. Het is dan ook van groot belang dat je sensitief bent voor rangen en standen en gevoel voor etiquette en omgangsvormen hebt.

Wat doet een Office Manager?

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een breed pallet aan werkzaamheden. Je taken variëren van het bijhouden van voorraad beheer, oppakken van administratieve en secretariële taken, bijhouden van het CRM systeem, bijhouden van het overzicht van onze leveranciers en waar nodig een evaluatie initiëren.
Daarnaast ben je de spin in het web als het gaat om de financiële administratie en ondersteunt daarmee ook de directeur en de penningmeester van de Stichting. Tevens ben je scherp op waar zaken efficiënter kunnen worden opgepakt en neem je hier ook ownership voor.
Als het gaat over personeelszaken ben jij ook de aangewezen persoon in het team. Je beheert de personeelsdossiers en bent verantwoordelijk voor de operationele en administratieve aspecten van het personeelsbeleid. Je adviseert de directeur waar nodig met betrekking tot het personeelsbeleid en uitvoering daarvan.
We zoeken dan ook voor deze functie het schaap met de 5 poten; iemand die energie krijgt van een zeer gevarieerde functie waarbij geen dag hetzelfde is.

Benodigde kennis en vaardigheden

• HBO werk- en denkniveau met 3/4 jaar ervaring (junior) of 5/10 jaar ervaring (senior) in soortgelijke functies.
• Kennis van visie, kernwaarden, doelstellingen en organisatie van de EUR en de Stichting Erasmus Trustfonds.
• Kennis van de processen en diensten van de organisatie.
• Kennis van en inzicht in de administratieve inrichting van de organisatie.
• Kennis van de toepassing van geautomatiseerde gegevensverwerking.
• Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Vaardigheid in het nauwkeurig verwerken van administratieve gegevens.
• Kennis van het HR vakgebied en relevante wet- en regelgeving, procedures en processen.
• Vaardigheid in het onderhouden van contacten op diverse niveaus.
• Gezien het karakter van de organisatie is het noodzakelijk dat de functiehouder representatief is, ABN spreekt en beschikt over meer dan gemiddelde correcte sociale omgangsvormen.
• Hands on mentaliteit.
• Leergierig.

Lees hier meer